Bir Şirkete Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır?

Bir şirkete şikayet mektubu yazmak, yaşadığınız bir sorunu çözmek veya haklarınızı savunmak için etkili bir yoldur. Ancak şikayet mektubunun amacına ulaşması için bazı kurallara uymanız gerekir. Bu yazıda, bir şirkete şikayet mektubu nasıl yazılır, nelere dikkat edilmesi gerekir ve örnek bir şikayet mektubu nasıl olur, bunlara değineceğiz.

Şikayet Mektubunun Özellikleri

Bir şirkete şikayet mektubu yazarken aşağıdaki özelliklere dikkat etmelisiniz:

• Mektubunuz resmi bir dil ve üslup kullanmalıdır. Şikayetinizi ifade ederken kibar, saygılı ve net olmalısınız. Hakaret, küfür, tehdit veya aşağılama içeren ifadelerden kaçınmalısınız.
• Mektubunuz açık ve anlaşılır olmalıdır. Şikayetinizin ne olduğunu, ne zaman, nerede ve nasıl gerçekleştiğini belirtmelisiniz. İlgili belge, fatura, makbuz, fotoğraf gibi kanıtları mektubunuza eklemelisiniz.
• Mektubunuz somut ve ölçülebilir olmalıdır. Şikayetinizin size ne kadar zarar verdiğini veya verdiği rahatsızlığı rakamsal olarak ifade etmeye çalışın. Ayrıca sorunun çözümü için ne istediğinizi veya ne beklediğinizi net bir şekilde belirtin.
• Mektubunuz kısa ve öz olmalıdır. Şikayetinizi gereksiz ayrıntılara girmeden, en fazla bir sayfa uzunluğunda yazmaya çalışın. Mektubunuzu okuyacak olan kişinin zamanını boşa harcamamalısınız.

Şikayet Mektubunun Bölümleri

Bir şirkete şikayet mektubu yazarken aşağıdaki bölümleri kullanabilirsiniz:

• Adres: Mektubun başında kendi adınızı, soyadınızı, adresinizi ve iletişim bilgilerinizi yazın. Ardından mektubu göndereceğiniz şirketin adını, adresini ve mümkünse müşteri hizmetleri yöneticisinin veya yetkilisinin adını yazın.
• Tarih: Adres bölümünün altına mektubu yazdığınız tarihi gün/ay/yıl şeklinde yazın.
• Hitap: Mektuba \”Sayın\” hitabı ile başlayın ve mümkünse muhatabınızın adını ve soyadını yazın. Eğer muhatabınızın adını bilmiyorsanız \”Sayın Yetkili\” veya \”Sayın Müşteri Hizmetleri Yöneticisi\” gibi genel bir hitap kullanabilirsiniz.
• Giriş: Mektubun ilk paragrafında mektubun amacını belirtin. Şikayetinizin ne olduğunu kısaca özetleyin. Satın aldığınız ürünün veya aldığınız hizmetin adını, tarihini, yerini ve diğer detaylarını yazın.
• Gelişme: Mektubun ikinci paragrafında şikayetinizin ayrıntılarını anlatın. Yaşadığınız sorunu veya memnuniyetsizliği açıkça ifade edin. Sorunun size ne kadar zarar verdiğini veya verdiği rahatsızlığı rakamsal olarak belirtin. Şikayetinizle ilgili kanıtlar olduğunu ve mektuba eklediğinizi belirtin.
• Sonuç: Mektubun son paragrafında sorunun çözümü için ne istediğinizi veya ne beklediğinizi net bir şekilde belirtin. Ürün değişimi, para iadesi, onarım veya başka bir tazminat talep ediyorsanız bunu yazın. Ayrıca soruna en kısa sürede cevap verilmesini rica edin.
• Kapanış: Mektuba \”Saygılarımla\” veya \”İyi çalışmalar\” gibi kibar bir kapanış ifadesi ile son verin. Adınızı ve soyadınızı alt alta yazın ve imzalayın.

Şikayet Mektubu Örneği

Aşağıda bir şirkete şikayet mektubu örneği bulabilirsiniz:

Ahmet Yılmaz
İstiklal Mahallesi No: 15 Daire: 3
Beşiktaş/İstanbul
Telefon: 0532 123 45 67
E-posta: ahmetyilmaz@gmail.com

ABC Elektronik AŞ
Müşteri Hizmetleri Yöneticisi
Sayın Emre Demir
Nispetiye Caddesi No: 25
Beşiktaş/İstanbul

12/06/2023

Sayın Demir,

Şirketinizden 01/06/2023 tarihinde satın aldığım ABC marka dizüstü bilgisayar hakkındaki şikâyetimi iletmek istiyorum.

Söz konusu bilgisayarı ABC Elektronik AŞ’nin Levent’teki mağazasından 3000 TL karşılığında satın aldım. Faturanın ve garanti belgesinin kopyalarını bu mektuba ekliyorum. Bilgisayarın model numarası ABC-1234’tür.

Bilgisayarı eve getirdiğimde çalıştırmak istedim ancak hiçbir tepki vermedi. Şarj cihazına bağladığımda da herhangi bir ışık yanmadı. Bilgisayar tamamen ölü gibiydi. Mağazanızı aradığımda bana bilgisayarın bozuk olduğunu ve servise göndermem gerektiğini söylediler.

Bu durum beni çok mağdur etti. Bilgisayar için ödediğim paranın karşılığında çalışan bir ürün almayı beklerdim. Servise göndersem bile ne kadar sürede tamir edileceği belli değil. Ayrıca bilgisayarımı acil olarak kullanmam gerekiyor.

Bu nedenle sizden bilgisayarımın derhal yeni ve sağlam bir modelle değiştirilmesini talep ediyorum. Eğer bu mümkün değilse paranın iade edilmesini istiyorum.

Soruna en kısa sürede cevap vermenizi rica ederim.

Saygılarımla,

Ahmet YILMAZ